Change Management: der Schlüssel zum erfolgreichen Wandel im Unternehmen

​Die Welt dreht sich. Und das immer schneller.

Fast Food Essen, Fast Food Kleidung, Fast Food Möbel, Fast Food Beziehungen.

Wer unternehmerisch am Markt überleben will, braucht die richtige Strategie. Und die besteht längst nicht mehr aus nur dem richtigen Produkt. Unsere Gesellschaft ist schnelllebig, was uns heute gefällt, interessiert morgen oft niemanden mehr.

Von diesem Wandel ist kein Unternehmen gefeilt, auch nicht jene, sich seit Jahren am Markt befindlichen Riesen. Ganz einfach zu beobachten am Beispiel KI: Google, die wohl bisher größte künstliche Intelligenz eingebaut in eine Suchmaschinentechnik und Jahrzehnte lang ungebrochener Marktführer, fürchtet seit der Veröffentlichung von ChatGPT für die Öffentlichkeit, um seine marktpolitische Stellung. Wer muss schon googeln, wenn Alexa plötzlich auf alles eine Antwort weiß?

VERÄNDERUNGEN SIND UNAUSWEICHLICH

Wenn uns Corona eines gelehrt hat, dann, dass Unerwartetes passiert. Immer. Selten trifft es uns zwar alle gleichzeitig, aber doch sind gesellschaftliche und wirtschaftliche Trends oft für viele, meist brachenübergreifend, spürbar. Unternehmen und Organisationen müssen sich kontinuierlich an die sich verändernden Marktanforderungen anpassen, um im Wettbewerb zu bestehen.

Veränderungen sind unausweichlich. Will man langfristig erfolgreich sein, müssen diese geplant und auch stetig umgesetzt werden. Change Management ist ein entscheidender Prozess, um Veränderungen effektiv zu planen, umzusetzen und zu kontrollieren.

CHANGE MANAGEMENT – WAS IST DAS?

Rein per Definition ist Change Management eine disziplinierte Methode, um organisatorische Veränderungen gezielt umzusetzen. Es ist ein Prozess, der sicherstellt, dass alle betroffenen Stakeholder einschließlich Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Investoren einen zugänglichen, effektiven und zielgerichteten Ansatz zur Berücksichtigung von Veränderungen in ihren Organisationen haben.

Während der Implementierung des Change Management-Prozesses wirken sich Veränderungen auf alle Ebenen eines Unternehmens aus, was zu Unsicherheiten, Ängsten und oftmals sogar zu Widerständen führen kann.

Das wichtigste Detail wird oft vergessen: Change ist niemals ein bottom-up-Prozess. Es ist selten etwas, das von der Masse initiiert, getragen und nachhaltig gefestigt wird. Leader sollten die internen und externen Impulse aufgreifen, sondieren und es verstehen, aus den notwendigen Inputs die richtigen Optimierungspotentiale zu kreieren. Bevor dann der schwierigste Teil kommt: die Umsetzung.

Wichtig dabei ist zu bedenken, dass große Veränderungsprozesse mitunter auch einen Wandel der Unternehmenskultur mit sich ziehen müssen. Dieser Wandel braucht mehr als nur das Wissen um seine Notwendigkeit. Es braucht jemanden zum an ihn glauben, vorleben, fühlen, anführen.

VERÄNDERUNG BRAUCHT ZEIT UND KOMMUNIKATION

Veränderung braucht einen Captain. Eine oder Einen, die:der sie immer vorlebt – über Monate hinweg. Jemanden, der mit gutem Bespiel vorangeht und die Betroffenen auf diesem Weg mitnimmt. Jeden Tag. Über Wochen, manchmal Monate hinweg. Und hier steht man auch vor der schwersten und am weitesten unterschätzten Herausforderung: der Zeit.

Veränderungen passieren nicht, in dem man sie in einem Mitarbeiter Jour Fixe ankündigt und glaubt, damit wäre die Arbeit nun getan. Je nach Größe bzw. Notwendigkeit des Vorhabens, kann ein gesunder Veränderungsprozess zwischen 12 bis zu 36 Monaten dauern.

Nachhaltige, gesunde Veränderung hat zur Aufgabe, Prozesse nicht nur neu zu definieren und womöglich zu optimieren, sondern auch die davon betroffenen Personen abzuholen, wo sie gerade stehen, zu erklären, zu schulen, und vor allem eines: anzuleiten. Ansprechperson zu sein für Ängste, Unklarheiten und Stürme auf hoher See.

Und seien wir uns ehrlich: wer hat denn neben dem laufenden Tagesgeschäft tatsächlich Zeit dafür, auch noch Kapitän und Seelsorger zugleich zu spielen? Kaum jemand.

Change Management zielt also darauf ab, diese Herausforderungen zu bewältigen, indem es eine klare Vision und Strategie erstellt, die notwendigen Änderungen kommuniziert, Schulungen anbietet und eine offene Kommunikation mit allen Beteiligten sicherstellt.

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DER PROZESS

Ein Change Management-Prozess besteht aus fünf Schritten:

1. Planung: Bestimmung des Veränderungsbedarfs, der zugrunde liegenden Probleme und Herausforderungen.
2. Analyse: Bewertung des Umfangs und Auswirkungen der Veränderungen und Ermittlung der am stärksten betroffenen Bereiche und ihre Auswirkungen.
3. Optimierungspotential: Entwicklung einer Strategie, um die Veränderungen effektiv umzusetzen und die Organisation durch die Transition zu führen.
4. Umsetzung: Durchführung der geplanten Änderungen.
5. Evaluierung: Überprüfung der Ergebnisse und Beurteilung der Effektivität des Veränderungsprozesses.

ERFOLGSFAKTOREN

Der Erfolg des Change Management-Prozesses hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie …

• …Führung: Der Veränderungsprozess muss von den Führungsgremien angeführt, vorgelebt und unterstützt werden. Ein Veränderungsprozess, der von oben nur belächelt und mit den Worten „na mich betrifft das nicht wirklich“ abgespeist wird, ist zum Fenstern raus geschmissenes Geld.
• …Kommunikation: Kommunikation ist alles. Gespräche mit allen Beteiligten müssen offen, klar und transparent sein. Jeder Stakeholder muss verstehen, warum und wie die Veränderungen umgesetzt werden.
• …Schulung: Schulungen und Trainingsmaßnahmen können dazu beitragen, die Mitarbeiter auf die Veränderungen vorzubereiten.
• …Kontrolle: Eine klare Überwachung und Kontrolle der Umsetzung des Change Management-Prozesses ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg.

JEDE MENGE PERSÖNLICHKEITEN

Veränderung ist ein hochkomplexer Prozess, begleitet von einer Vielzahl emotionaler Faktoren. Nicht nur aus fachlicher, aber vor allem aus psychologischer Sicht.

Je nach Ausgangssituation kann Veränderung sinnvoll bis unausweichlich notwendig sein. Dabei begegnet man jenen, für die „das Überleben“ an der Umsetzung hängt; jenen, denen die Zeit davon rennt; jenen, die dafür bezahlen müssen und möglichst rasch Effekte sehen wollen, denn Zeit ist nun einmal Geld; jenen, die mit der Brechstange umsetzen wollen, um zu beweisen, dass sie auch was drauf haben; jenen, die nicht verstehen, wofür das alles nötig ist, denn gut war es, so wie es bisher war und schließlich jenen, die nichts ändern werden, weil die es halt immer schon so getan haben.

EXPERTISE IN DER BEGLEITUNG

Oft ist es ratsam, für Veränderungsprozesse einen externen Experten ins Haus zu holen. Besonders ratsam bei Strukturänderungen in Familienunternehmen, denn diese sind oft besonders aufreibend und belastend! Einerseits, um die fachliche Expertise in Optimierungen an der Seite zu haben, andererseits, um das Ruder der Verantwortung im Prozess abgeben zu können. Als Verantwortlicher im Change Management gewinnt man niemals den Mitarbeiter-Beliebtheits-Wettbewerb, ganz im Gegenteil: man ist oft der Buh-Mann bzw. die Buh-Frau.

Oft scheitern Veränderungsprozesse schon allein am Gedanken daran: wenn ich mir als Leader vorstelle „mir das antun zu müssen“. Da muss es schon verdammt unausweichlich sein, bevor man das augenscheinlich so Notwendige angeht.

Und doch kann Zuwarten und Wegschauen der Tod eines jeden, auch noch so florierenden, Unternehmens sein. Denken wir an Nokia oder Blackberry.

FAZIT

Change Management ist ein entscheidender Prozess, um Veränderungen in Organisationen erfolgreich umzusetzen. Ein zielgerichteter, strategischer Ansatz, offene Kommunikation, Schulung und Überwachung sind entscheidende Faktoren, die dem Erfolg des Prozesses zugrunde liegen.

Unternehmen, die die Veränderungen gezielt planen, umsetzen und kontrollieren, sind in der Lage, sich schnell an neue Herausforderungen anzupassen und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Diejenigen, die es dabei schaffen einen breiten Bogen zwischen zeitlicher Notwendigkeit und empathischer Begleitung zu spannen, sind diejenigen, die nachhaltig überleben und daran wachsen werden.